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João Barbosa

Autofacturação

Criado em: / Actualizado em:

Como funciona?
 
Quais as obrigações e direitos dos intervenientes?
 
Que resposta dão as aplicações SME da Sage?


2 Casos Práticos no final do artigo.


A. Autofacturação

O que é?

A autofacturação é um modelo de facturação segundo o qual o cliente se substitui ao(s) seu(s) fornecedor(es) na emissão das respectivas facturas.

A sua adopção obriga ao estabelecimento de um acordo prévio entre ambas as entidades.

AutoFact1.png


O que não é?

Não deve confundir-se autofacturação com facturação emitida por uma terceira entidade, em nome do fornecedor ou prestador de serviços.

 

 

B. A perspectiva do cliente 

O que fazer para emitir as facturas em nome do(s) fornecedor(es)?

1.Pré-condição:
•Estabelecer acordo prévio com o fornecedor
2.Configurar o sistema de facturação:
•Criar série de numeração de facturas de compra específica para cada fornecedor
•Adaptar modelos de impressão de facturas de compra, de forma a que constem os dados do fornecedor como emissor da factura, e os dados da própria empresa como cliente,
3.Proceder à emissão de facturas* e respectivo envio ao fornecedor
4.Obter um meio de prova que garante que o fornecedor tomou conhecimento da emissão da factura e aceitou o seu conteúdo

* As facturas de compra emitidas devem ser assinadas e cumprir restantes requisitos inerentes à emissão de documentos de venda em programas certificados

 

Obrigações e deveres do cliente:

1.Ter a possibilidade de emitir um SAFT por cada fornecedor com o qual se tenha estabelecido um acordo de autofacturação

O SAFT gerado para cada fornecedor conterá as respectivas facturas de compra emitidas pelo cliente.

 

2.Colaborar com o seu fornecedor, ajudando-o no cumprimento da obrigação de comunicação mensal das facturas à AT através de:
•Comunicação directa das facturas via Webservice (usando um subutilizador previamente indicado e autorizado pelo fornecedor)
•Emissão do ficheiro SAFT para o período a reportar e respectivo envio ao fornecedor.

 

Actualmente, as soluções SME da Sage não suportam autofacturação na óptica do cliente, pois não permitem que este:

1.Emita facturas de compra assinadas, cumprindo com todos os requisitos inerentes à emissão de documentos de venda em programas certificados (inibição de alterações, p.ex.)

2.Emita um ficheiro SAFT por cada fornecedor com o qual estabeleceu um acordo de autofacturação. Compete ao cliente disponibilizar ao seu fornecedor um SAFT com as facturas emitidas, caso este o solicite.

 

C. A perspectiva do fornecedor

O que fazer para registar as facturas emitidas pelo(s) cliente(s)?

1.Pré-condição:
•Estabelecer acordo prévio com o cliente
2.Configurar o sistema de facturação:
•Criar série de numeração de facturas de venda específica para cada cliente
3.Registar facturas* emitidas pelo cliente
4.Comprovar perante o cliente que tomou conhecimento da emissão da factura e aceitou o seu conteúdo

* As facturas registadas não devem ser assinadas uma vez que foram emitidas e assinadas originalmente por outra aplicação


Obrigações e deveres do fornecedor:

1.Todas as obrigações e deveres que se aplicam, tal como se a factura tivesse sido emitida pelo próprio fornecedor, com as seguintes excepções:
•O SAFT gerado não deve conter as facturas que, embora tenham registadas no seu sistema, foram originalmente emitidas pelo(s) seu(s) cliente(s) ao abrigo de acordos de autofacturação – cada cliente deverá fornecer um SAFT com as facturas emitidas.


AutoFact2.png



Exemplos práticos suportados pelas Soluções Sage:


1- A minha empresa abastece máquinas de tabaco (pertencentes à minha empresa) que se encontram em cafés e restaurantes.

Quando efectuo o abastecimento, o proprietário do estabelecimento, deve emitir uma factura referente à comissão atribuída pelas vendas, mas não dispõe de sistema informático, sendo esta Factura de "comissões" processada por mim (empresa abastecedora das maquinas) em nome do proprietário do estabelecimento.

 

2 - A minha empresa é uma companhia de seguros e tenho uma aplicação Sage, e facturo pelos médicos.

Quando facturo pelo médico na minha empresa/programa, estou a efectuar auto-facturação

 

3 - Sou medico, tenho uma solução Sage, e trabalho para uma companhia de seguros que factura em meu nome.

Nestes casos – embora tenha existido autofacturação por parte da Companhia de seguros –, para registar esses documentos no meu programa, por exemplo, para controlo das vendas, terei de o fazer numa série própria o registo destas facturas.

De notar que a companhia de seguros tem que facultar o Saft ao médico.

 


 

 

 

Mais informações em:

•CIVA – art. 29º e 36º
Portaria n.º 1192/2009 – SAF-T em vigor
Portaria n.º 382/2012 – SAF-t a vigorar a partir de 01/05/13




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