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Daniel Ramos

50CLOUD - Arquivo Digital

Criado em: / Actualizado em:

Arquivo Digital

Esta funcionalidade permite associar a entidades e documentos, informação que julgue importante, em formato ficheiro – imagens, folhas de cálculo, documentos de texto, etc… - agilizando assim todo o processo de gestão da documentação da empresa sem que seja necessário recorrer à tradicional impressão e posterior arquivo em papel.

Poderá usufruir do arquivo digital em entidades como artigos, clientes, fornecedores, vendedores, bancos e outros devedores credores; e ainda nos documentos.

Esta funcionalidade está apenas disponível em base de dados SQL.

Configuração

Para que o Arquivo Digital fique disponível nas diversas entidades e documentos, deverá proceder à ativação do mesmo nos parâmetros da aplicação - Menu Sistema – Personalização - Parametrizações Diversas

De forma a usufruir desta funcionalidade deverá usar base de dados SQL.

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A opção Arquivo Digital apresentar-se-á na barra de opções da ficha das entidades e na barra de ferramentas (separador Extras) dos documentos.

 A janela de arquivo digital é composta por: 

  • Barra de título onde é mencionada a entidade/documento a que diz respeito o arquivo digital

  • Função de importação de ficheiro e consulta de histórico

  • Painel onde são listados os ficheiros associados ao arquivo digital

  • Painel inferior onde são apresentadas algumas propriedades do ficheiro selecionado na lista acima, nomeadamente a data, nome, tamanho do ficheiro, etc…

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Funcionamento

Uma vez que o modo de funcionamento é comum a todas as entidades e documentos, iremos analisar apenas a aplicação prática do arquivo digital na entidade artigos.

Para aceder ao arquivo digital deverá gravar previamente o documento e/ou ficha da entidade, procedendo à sua edição de seguida.

O modo de inserção de informação ao arquivo é bastante simples bastando para tal clicar no botão Importar (canto superior direito) ou clicar com botão direito do rato na área em branco e selecionar a opção Importar.

De seguida apenas terá que selecionar o ficheiro que contém a informação pretendida.

À medida que adiciona os ficheiros estes serão listados…

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Para cada ficheiro anexado ao arquivo digital poderá executar algumas funções:

 

  • Exportar: permite exportar o ficheiro selecionado para uma pasta do seu computador ou para um disco amovível por exemplo.
  • Editar: permite a edição do ficheiro. Poderá ainda editar o ficheiro clicando no link do nome
  • Remover: permite remover um ficheiro do arquivo
  • Histórico: permite consultar o historial do ficheiro selecionado

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Além disso, poderá ainda inserir alguma nota que julgue importante, bem como classificar os ficheiros atribuindo-lhes uma categoria – campo Notas e Categoria do painel de propriedades.

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 Sage 50cloud 2018/12/18 

 

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Sage 50C - 2018.51.08

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